Dokumentenmanagement

Das Thema Geschäftsprozessmanagement steht bei den meisten Unternehmen ganz oben auf der Agenda. So wird das gesamte Unternehmenswissen in einem DMS konsolidiert und jedem Mitarbeiter, je nach Berechtigung, sofort zur Verfügung gestellt. Der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments, von der Entstehung über den Bearbeitungsprozess bis hin zur Langzeitarchivierung, wird unterstützt und das Nutzenpotential geht so über die reine Kostenreduktion weit hinaus.

Unternehmen können oft nicht in Ihrem gesamten Datenpool recherchieren oder gezielt auf einzelne Do­kumente zugreifen, da etwa Papiere in Aktenordnern oder Schreibtischschubladen und E-Mails in lokalen Postfächern lagern. Ein DMS führt alle Daten auf einer digitalen Plattform zusammen - unabhängig davon, in welcher Form sie ursprünglich vorlagen. Papierdokumente werden dazu gescannt und sämtliche Dokumente werden indexiert (verschlagwortet), so dass gezielt nach bestimmten Merkmalen gesucht werden kann.

Kurz gesagt: DMS können Abläufe, in denen elektronische oder papiergebundene Dokumente bearbeitet werden, durch spezielle Module unterstützen, vereinfachen und damit beschleunigen. Dadurch erschließt sich ein beträchtliches Sparpotenzial.

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Archivierung

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