Vertragsmanagement

Zentrale Verwaltung der Vertragsdaten

Verträge sind ein Bestandteil unseres geschäftlichen Alltags. Umso wichtiger ist es, die unterschiedlichen Kontrakte fest im Blick zu haben. Egal, ob es sich um Dienstleistungs-, Wartungs-, Miet-, Kooperations-, Kauf- oder Supportverträge handelt. Es gilt, Fristen, Einnahmen, Kosten, Pflichten und Berechtigungen effizient zu verwalten. Im Vertragswesen kommt es in der Praxis zu einer enormen Informationsflut (z.B. durch E-Mails mit wichtigen Anmerkungen zu den Verträgen, Nachträge, Faxe, verschiedene Vertragsversionen, Verweise auf andere Dokumente usw.).

Das CI-Vertragsmanagement sorgt dafür, dass all diese Informationen erfasst und zentral archiviert werden. Interne und externe Verträge eines Unternehmens werden durch das CI-Vertragsmanagement verwaltet. Dies umfasst sowohl das Ablegen von Vertragsdaten (Langzeitarchivierung), als auch die Vertragsrecherche. Auch Laufzeiten und Verlängerungsfristen eines Vertrages können zukünftig durch das CI-Vertragsmanagement geregelt werden. Hierzu hat die C-Intact ein Tool entwickelt, welches dem Unternehmen die Kontrolle der Fristen und Laufzeiten einzelner Verträge gewährleistet sowie die Wiedervorlage der Verträge steuert. Diese können dadurch nunmehr rechtzeitig gekündigt oder auch verlängert werden.

Die Firma WITTENSTEIN AG setzt das CI-Vertragsmanagement erfolgreich in ihrem Unternehmen ein.

„Unser Vertragsarchiv hilft uns, jederzeit den Überblick über unseren Vertragsbestand zu behalten. Mit der automatischen Wiedervorlagefunktion haben wir speziell unsere ablaufenden oder kündbaren Verträge im Griff und konnten so im letzten Jahr unseren Bestand um einige „Altlasten“ reduzieren.“

Anja Rausch, Personalentwicklung, WITTENSTEIN AG

Themen im Vertragsmanagement
Recherche in der Vertragsverwaltung
Vorteile
  • Schneller Zugriff auf Vertragsinformationen
  • Mehrfacharbeiten vermeiden und Suchzeiten verkürzen(zentrale Datenhaltung)
  • Automatisiertes Reporting durch Wiedervorlage-Erinnerungen als E-Mail im Posteingang (Fristenüberwachung)
  • Alle Verträge im Überblick
  • Revisionssicherheit
  • Strukturiertes Genehmigungsverfahren sowie transparente Prozesse
  • Benutzerverwaltung zur Erhöhung der Sicherheit (eindeutige Zuweisung von Rollen & Verantwortung)
  • Personal- und Infrastrukturkosten senken
  • Keine finanziellen Verluste wegen vergessener Vertragskündigungen (Termin- und Zahlungsüberwachungen) oder nicht ausgeschöpften finanziellen Konditionen
  • Transparenz aller Vertragsprozesse
c-intact-simply logical

Archivierung

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